IT-snurren: Skolor tvingas betala för att ta del av egen data

En vanlig dag används i svenska skolor en mängd olika digitala system för att hantera allt från elevernas resultat till lektionsplanering, läromedel, scheman, biblioteksböcker och frånvaro. Det är system som ofta inte är byggda för att enkelt kunna kommunicera med varandra, vilket leder till strul, frustation och merarbete.

Det leder också till extra kostnader för många kommuner och skolor på grund av oklara eller dåligt skrivna avtal om vem som om äger eller har rätt att använda sig av informationen.

Peyman Vahedi, som är rektor vid Ådalsskolan i Kramfors, ger ett tydligt exempel:

– I slutet av läsåret sitter ofta skoladministratörer och matar in betygsuppgifter i databaser. Det är inte ovanligt att så fort de tryckt på ”spara” kan de inte längre få ut den data de nyss lade in i systemet utan att betala extra för det. Företagen som levererar systemen väljer helt enkelt att låsa in informationen, och kommunerna måste därefter betala för att få ut den, även om de på papperet redan äger den.

– I praktiken är det som om IT-företagen ägde datan. För skolorna finns det två sätt att lösa problemet på: antingen betalar de IT-företaget för att de ska utveckla en speciallösning eller så ser de till att all data registreras dubbelt, säger Peyman Vahedi.

Häromåret fick Malmö stad, efter förlikning, betala 13 750 000 kronor i skadestånd till ett IT-företag för att man tagit ut historiska uppgifter om elever, till exempel betyg, ur ett system för elevadministration som man enligt avtal inte längre hade rätt att utnyttja.

Företaget hade stämt staden på drygt 26 miljoner kronor.

Edward Jensinger, rektor på NTI Gymnasiet i Lund och med lång erfarenhet av att arbeta som skol-ledare inom både friskolor och kommunala skolor, beskriver många och bristfälliga IT-system som ett av skolans återkommande problem.

– Vi kan ha tio, tjugo eller trettio olika system som behöver kunna samarbeta med varandra för att arbetet ska gå smidigt. Det kan de ofta inte.

Vad leder det till?

– Att lärare, skolledare och övrig personal tvingas ägna sig åt extra arbete och dubbel bokföring, särskilt när det gäller bedömningar och utvecklingssamtal. Lärarna har kanske gjort sina pedagogiska bedömningar i ett system, men det systemet samverkar inte med det IT-system som elever och föräldrar kommer in i. Då måste uppgifterna läggas in där separat. Det innebär att det går åt en massa tid till onödigt arbete. Det är arbete som visserligen inte syns i ekonomernas kolumner, men som tas från lärarnas för- och efterarbete och som på så sätt blir en dyr kostnad för verksamheten.

– Om varje lärare i Sverige bara lägger ner en extra timme i veckan på detta, blir det sammantaget en enorm mängd tid som skulle kunna användas betydligt bättre.

Föräldrar behöver väl informeras om hur det går i skolan för deras barn?

– Jag tycker det är självklart att skolan som institution ska vara transparent gentemot elever och vårdnadshavare. Ett visst knackande måste till. Men att man måste sitta och göra samma sak flera gånger leder bara till frustration.

Linda Bruhn, bildlärare och lokalombud för Lärarnas Riksförbund på Smedshagsskolan som är en F–9-skola i Hässelby i västra Stockholm, berättar om en vardag där lärare lägger mycket tid på att mata in samma information i stadens hårt kritiserade skolplattform och flera andra digitala system.

– Det handlar om många timmar som går åt till detta. Det är dessutom inte klart varför samma data ska registreras på flera olika ställen, säger hon.

Skolplattformen är bland annat tänkt att vara ett viktigt kommunikationsnav runt eleven. Genom att logga in på den ska vårdnadshavare enkelt kunna följa hur det går för deras barn och ha viktiga kontakter med skolan. En del föräldrar går ofta in på plattformen, andra mer sällan eller inte alls. Orsaken till det sistnämnda kan variera. Inloggning på portalen kräver bank-id, vilket exkluderar vårdnadshavare utan svenskt personnummer och vårdnadshavare med begränsad digital kompetens. Andra väljer att inte logga in av andra skäl. Det har gjort att Linda Bruhn och hennes kollegor använder sig av flera olika system vid kommunikation med vårdnadshavare.

– Informationen som läggs in på plattformen, till exempel veckobrev, betyg och omdömen, tvingas vi skicka via mejl eller pappersbrev för att vara säkra på att den når fram. Samma information behöver dessutom läggas in i flera olika register.

– Förutom att det innebär dubbel- och trippelarbete för oss lärare, ökar det risken för att viktig information och dokumentation försvinner eller hamnar på villovägar.

”Vi omvärldsbevakar kring andra och bättre alternativ”

Det är oklart i vilken utsträckning informationen på de kommunala skolplattformarna – för grundskolan – verkligen når elevernas vårdnadshavare, visar en enkätundersökning som Skolvärlden gjort bland några av Sveriges kommuner.

– Alla grundskolor i Göteborg har en digital lärplattform för att informera vårdnadshavare om hur det går för deras barn. Användandet skiljer dock både mellan både skolor och stadsdelar. Föräldrar besöker plattformen från varje dag till mer sällan. Tyvärr kan vi inte ta ut statistik kring användandet av plattformen vare sig på skolnivå eller stadsdelsnivå, skriver Carina Häljestig som är verksamhetsutvecklare vid Göteborgs stads grundskoleförvaltning i ett mejl till Skolvärlden.

På ungefär samma sätt fungerar det i Luleå.

– Vi kan tyvärr inte få ut någon statistik. Dock märker vi att vårdnadshavarna tar till sig av informationen. Vi kommer att gå in i en ny lärplattform från och med hösten 2021. Förhoppningsvis kommer statistikfunktionen att fungera bättre då, skriver avdelningschef Britt-Marie Ejnestrand vid Luleå kommuns barn- och utbildningsförvaltning.

IKT-strateg Jonas Berling, på Trollhättans kommuns utbildningsförvaltning, berättar att de flesta vårdnadshavare är inne på plattformen en gång i veckan.

– Dock i olika omfattning beroende på hur mycket information som läggs ut från respektive skola och inte minst hur konsekvent man är att få med vårdnadshavarna. Skolor i utanförskapsområden kan ha något lägre grad, men det är inte generellt så över hela staden, utan mer kopplat till hur mycket man försöker involvera vårdnadshavarna och i vilken utsträckning man undviker att ha parallella system. Vi upplever dock plattformen som mycket bristfällig när det gäller att som vårdnadshavare hitta och kunna överblicka information om sina barn. Vi omvärldsbevakar just nu kring andra och bättre alternativ.

Representanter för andra kommuner som Skolvärlden varit i kontakt med svarar på liknande sätt.

”Det är en ganska så annorlunda syn på skolan”

Det beräknas finnas cirka 25 000 företag i Sverige som i varierande utsträckning är verksamma på den svenska utbildningsmarknaden. En del av dem levererar olika typer av skol- och lärplattformar.

Malin Ideland, professor i utbildningsvetenskap vid Malmö universitet, har undersökt hur företagens branschkultur märks i de metoder och lösningar som erbjuds skolan. Hon har även intervjuat medarbetare vid företag som säljer digitala plattformar och verktyg till skolorna om deras syn på lärarrollen.

– Många av dem brinner verkligen för att förbättra skolan. De är oerhört optimistiska, positiva och lösningsinriktade. Samtidigt befinner de sig i en kultur som är väldigt färgad av IT-industrins ideal. De talar om platta organisationer, inga hierarkier eller auktoriteter, om att all kunskap kan sökas fram och att läraren bör fungera som en coach som arbetar tillsammans med eleverna på en jämbördig nivå.

– Arbetet ska i princip kunna ske när och var som helst. Läraren ska finnas tillgänglig för eleverna när de behöver det, inte vid en viss tidpunkt. Det är en ganska så annorlunda syn på skolan än den traditionella med ett fysiskt klassrum, schema och en lärare som en tydlig auktoritet.

Slår det igenom i plattformarna?

– Till viss del. Jag tror att vi behöver fundera över vad det är för ideal som kommer med att skolan blir allt mer digitaliserad.

Enligt en enkätundersökning bland 459 LR-medlemmar på Malmös grundskolor anser 67 procent att stadens nya digitala plattform för grundskolan har ökat lärarnas arbetsbelastning. Drygt hälften, 53 procent, menar att den inte ger stöd i samband med bedömning och dokumentation.

– Det är ganska mycket som en lärare förväntas göra i systemet, till exempel planera lektioner, notera måluppfyllelse och informera föräldrar. Därutöver har en del rektorer tagit egna initiativ och infört ännu fler funktioner. I vanlig ordning har man infört nya arbetsuppgifter för lärarna utan att ta bort andra, säger Johan Åström som är biträdande kommunombud för LR i Malmö.

– I Skolverkets allmänna råd skriver man tydligt att dokumentationshetsen ska minska, att lärare själva ska kunna bedöma när och vad som behöver dokumenteras. Det har blivit precis tvärtom.

I det nya systemet förväntas lärarna bland annat kryssa i hur varje elev ligger till i varje del av ett ämne.

– Det är självklart att vi ska använda oss av digitala system och hjälpmedel i skolan. Men de ska underlätta och minska arbetsbördan, inte öka den. Jag tror till exempel att det är ett fåtal föräldrar som vill ha så mycket och så detaljerad information som det här är frågan om. För den stora massan av föräldrar är detta bara ett slöseri med lärarnas tid, säger Johan Åström.

Varför gör man då det?

– Man vill ha ryggen fri. Lokala politiker och förvaltningen är oroliga för vad Skolinspektionen ska anse när den kommer på besök. Då vill man ha en korrekt dokumentation att visa upp.

Johan Åström berättar att representanter för de fackliga organisationerna och grundskoleförvaltningen tillsammans ska se över plattformen och hur den används.

– Det hade varit bättre om man från början hade frågat oss lärare vad vi vill ha, vad vi behöver hjälp med. Men det är det nästan aldrig någon som gör. Men är man nu bredd att göra förändringar så är vi glada och hjälper gärna till.

Åsa Hirsh, docent i pedagogik vid Göteborgs universitet, säger att det är svårt att avgöra hur stor del av lärarnas arbetstid som går åt till dokumentation.

– Den mesta dokumentationen utgår i dag ifrån de systemen som huvudmännen själva skaffat sig, till exempel olika webbaserade plattformslösningar. I dem finns ofta inbyggda matriser för bland annat mycket omfattande bedömningar och dokumentation. Men det finns inga krav i skollagen på den typen av dokumentation som ofta innebär överdokumentation.

Gör man det för att ha ryggen fri?

– I viss mån är det nog så. För att en lärare rättssäkert ska kunna skriva omdömen och sätta betyg behövs det dokumentation. Det är inte konstigare än att en läkare gör anteckningar i en journal. Det är också rimligt att elever och vårdnadshavare ska kunna fråga och få svar på vad som ligger till grund för ett visst betyg. Men jag tror inte att det är många elever eller föräldrar som efterfrågar all den information som nu dokumenteras. Jag tycker att det har gått över styr, säger Åsa Hirsh som tidigare bland annat arbetat som högstadielärare.

– Allt behöver inte skrivas ner. Mycket kan förmedlas muntligt i samband med utvecklingssamtalen eller liknande. Det gäller att hitta en rimlig balans.

Hur då?

– Huvudmännen måste ha en dialog med lärare och rektorer hur man kan göra detta på bästa sätt. Professionen behöver få ta större plats än i dag.

– Jag har träffat lärare som berättar att de kommit på sig själva att planera undervisningen utifrån att det ska gå smidigt att klicka i matriserna. Det är tragiskt, men samtidigt en överlevnadsfråga för många lärare. De vet att de måste sitta och klicka i matrisen, och då vill de göra det på smidigast möjliga sätt. Men det blir bakvänt.

”Att behöva betala för sin egen egendom är absurt”

Tillbaka till Peyman Vahedi – utbildad programmerare, legitimerad lärare i svenska och samhällskunskap, och rektor på Ådalsskolan i Kramfors. Han har under många år arbetat för skapandet av en öppen och nationell IT-plattform för hela den svenska skolan.

Efter upprepade resor till Stockholm och resultatlösa möten med företrädare för såväl Skolverket som regeringen fick han nog. I stället har han sett till att Kramfors kommun slutit avtal med ett stort svenskt IT-bolag om att utveckla en digital plattform som fritt skickar data till andra system, och som bara innehåller sådant som lärare och andra anställda i skolan anser gynnar deras arbete.

Ulrika Hurden, chef för bildningsförvaltningen i Kramfors, säger att systemet håller på att införas i kommunens samtliga skolor.

– Ett eget system gör att vi äger vår egen elevdata, oavsett om det gäller betyg eller andra uppgifter. Det förenklar dessutom för vår personal i deras arbete.

Hon berättar att Kramfors kommun tidigare tvingades betala systemleverantören för att kunna ta ut information ur det datasystem som då användes. Det ville man dock inte göra, och fick därför vänta ett år på att uppgifterna blev offentliga.

– Att behöva betala för att få tillgång till sin egen egendom är absurt. Med vårt eget system har vi hela tiden tillgång till vår egen data och information.

Även om det nya systemet är i bruk är det långt ifrån färdigt.

– Ett fullödigt system, där alla processer som vi vill ha med, kommer att ta flera år att utveckla. Det här byggs utifrån vad personalen på golvet säger att den behöver. Så det får ta lite tid, säger Ulrika Hurden.

Flera kommuner har visat intresse för Kramfors satsning.

– Det handlar om att se till att varje huvudman frigörs från dagens bojor. Vårt system kan spridas till andra. Det finns inga företag eller privatpersoner som tjänar pengar på det här genom inlåsning. Plattformen är inte vinstdrivande och all data tillhör huvudmännen, säger Peyman Vahedi.