Styr upp planeringen!

Glöm inte att man får mer gjort om man också ser till att göra ingenting alls ibland. För att ta de mest tidseffektiva besluten behöver hjärnan vara utvilad.
Illustration: Istock

– På en förskola händer det alltid oförutsedda saker som skapar en stressande känsla av att man inte kan bestämma över sin tid, säger tidscoachen Dorotea Pettersson, som alltså har som jobb att hjälpa folk att hinna.

En viktig nyckel är att påminna sig om skillnaden mellan den tid man kan och den man inte kan påverka. Det minskar stressen och frustrationen.

– Och så behöver vi jobba smart med den tid vi faktiskt kan påverka. Om vi lär oss att utnyttja den tiden effektivt kan vi lättare acceptera när vi hamnar i situationer vi inte kan påverka, säger Dorotea Pettersson.

Listor kan vara bra – men att göra listor är en vetenskap i sig, det gäller att göra rätt listor. Ofta är vi nämligen överoptimistiska när vi skriver ner våra to-do. Vi listar allt, stort som smått. Som inför helgen: vi vaknar på lördagen och känner att äntligen, en hel dag framför oss, här ska hinnas med. Så glömmer vi bort allt det där vi hela tiden gör, förbereder mat, fixar med tvätten, skjutsar barn hit och dit och plockar i ordning i hallen, badrummet, köket.

Att ständigt göra så många mikro­val är tröttande för hjärnan.

– För att verkligen hinna är det faktiskt bättre att helt krasst räkna timmarna. Då ser man den verkliga tiden, hur mycket som blir över när vi klarat av vardagsrutinerna, säger Dorotea Pettersson.

När vi räknat tiden vi har till förfogande är chansen större att vi gör rimliga listor. Vi kan också börja med att göra en ”tvärtom-lista” över allt vi faktiskt (redan!) gör. Ta två veckor och försök att skriva ner allt (gör gärna två, en för jobbet och en privat). Det är ett bra sätt att få syn på allt man gör, och få en mer realistisk syn på hur mycket mer man är kapabel att hinna.

– Då ser du också om du tenderar att vara optimistisk eller pessimistisk när du skriver dina to-do, de flesta skriver alldeles för långa listor men en del har en undertro på vad de kan hinna.

Ett annat bra sätt är att använda tidsslattarna som dyker upp lite då och då, som när man på jobbet kanske plötsligt får en lucka för att en förälder glömt bort ett möte. Dessa slattar är guld värda! Men här gäller det att ha koll, slattarna har lätt att rinna mellan fingrarna.

– Det är lätt hänt att vi, när vi råkar få de här tio minuterna över, sätter oss ner och småsnackar med kollegan, och så har extratiden plötsligt försvunnit. Bara för att det kändes bra för stunden.

Och det kan ju faktiskt vara så att det var precis vad man behövde, man ska inte underskatta behovet av att få småprata och pusta ut en stund, men det kan också vara så att man missade ett gyllene tillfälle att göra något som stod på listan.

Ett bra sätt att snabbt få koll på hur du på bästa sätt ska använda en tid som kommer serverad är att ställa frågor. Blir jag besviken över att jag gjorde det här när dagen är slut? Vad skulle jag vara nöjd med att jag faktiskt gjorde? Det blir ett sätt att mitt i en intensiv vardag zooma ut och få perspektiv. Det minskar dessutom risken för dåligt samvete och ökar sannolikheten för effektiva val.

– I stället för att du blir småirriterad på dig själv för att ha pratat bort tio minuter så vet du att du aktivt valt det eftersom det ger dig energi och en välbehövlig paus.

Du känner dessutom att du har mer kontroll över tiden. Tyvärr kvarstår själva handlingen du inte hann med.

– Här måste man jobba med acceptans, okeja för sig själv att man inte hann få det gjort som man tänkt sig, och sedan fundera på hur man utifrån de nya förutsättningarna ändå kan få handlingen gjord.

Kanske blir det i stället att man gör det till en aktivitet tillsammans med barnen, det blir inte lika effektivt men kanske var det sätt som funkade just den dagen.

– Vi kan inte alltid välja när vi ska göra saker men oftast kan vi faktiskt välja ”hur”, där vi har möjlighet att påverka och se andra möjligheter.

Ibland handlar ”hinna” inte alls om tid utan om rädsla. De där punkterna på listorna som aldrig blir avbockade kan bero på att vi, kanske omedvetet, skjuter upp dem. Hjärnan är gjord för att undvika sådant vi uppfattar som jobbigt och hotfullt.

– Ibland märker du det inte själv, men i stället för att ta det där svåra samtalet med chefen sorterar du på färghyllan. Och då känner du dig nyttig för att du gjort något, men du har inte lagt tid på rätt sak.

Det viktigaste av allt för att bli en mästare på att hinna är att undersöka hur man själv funkar bäst. Kanske är man inte en listperson – då får man hitta något annat, kanske att i en digital almanacka färglägga de olika aktiviteterna under en vecka. Man färgbestämmer jobb i en färg, träning i en annan, återhämtning i en tredje.

– För människor som är visuella kan färgbestämt schema i mobilen vara bra, då får du överblick över hur mycket tid du har till ditt förfogande, och du får överblick över hur mycket återhämtning du har fått under veckan.

Återhämtning och dagliga pauser är viktigt för att kunna göra kloka val. Val i sig är nämligen väldigt tröttande för hjärnan, och just förskolepersonal gör ständigt många mikroval, man måste fatta snabba beslut och samtidigt kunna vara flexibel.

– Egentligen ska vi bara jobba 40 minuter och sedan pausa fem minuter för att fungera optimalt. Men man kan ju inte alltid bestämma över sina pauser och därför är det extra viktigt att lägga in små pauser när det är möjligt.

En paus ska alltid vara tvärt emot det du oftast gör, som förskollärare är du ofta fysiskt aktiv och på språng så vilan ska vara i stillhet (sitter du mycket framför datorn är det bättre med rörelsepaus).

Utöver detta är det också viktigt att varje dag ge sig själv en kvart av ingenting.

– Hjärnan behöver tystnad, att sitta utan vare sig skärm eller annat sällskap. Om man är ovan vid att bara sitta stilla så kan man göra något, kanske läsa lite eller bara rita blommor på ett papper, säger Dorotea Pettersson.

Plocka bara inte upp mobilen, då drar hjärnan i gång direkt; jämför med andra människor eller drar i gång nya projekt: ”Vilka vackra rosor hon har, det vill jag också ha”, eller ”Oj, vad de har fått fint i köket, jag borde nog organisera om i mitt”.

– Vi har så lätt för att starta projekt, men det viktigaste vi kan göra är att låta hjärnan få stillna ibland. Då blir den bättre på att hjälpa oss att hinna och välja rätt saker att lägga vår tid på.