Nya rutiner löste personalpaniken
Arbetsmiljö Från stress och osäkerhet till fasta arbetsuppgifter och en tydlig plan B. Genom nya arbetssätt har Furulids förskola fått kontroll över sin bemanning, även om någon blir sjuk.
– Förut tog vi in vikarier i alla situationer. Det gör vi inte längre, säger förskolläraren Malin Holst.
Foto: Julia Sjöberg
För några år sedan kunde känslan av kaos lätt uppstå på den lilla förskolan i Kungsbacka när en kollega ringde på morgonen och berättade att hen var sjuk. Personalen hade inga tydliga rutiner för vad de skulle göra, utan började flytta runt barn mellan grupper och aktiviteter samtidigt som de försökte ringa in en vikarie. Något de lyckades med ibland, ibland inte.
– Det var lite panikartat. Man blir handlingsförlamad när man inte vet vad man ska göra. Det är så svårt att få tag på korttidsvikarier och de som kommer känner ju inte barnen, säger förskolläraren Malin Holst och fortsätter:
– Vi blev otydliga mot barnen, vilket blev jobbigt för dem. De blev stressade och visste inte vart de skulle ta vägen, och då blev ju vårt jobb ännu svårare.
I samband med en kommunal satsning på bättre resursanvändning och mindre barngrupper i förskolan såg Furulids förskola sin chans att ta tag i situationen. Personalen började pröva nya arbetssätt och gruppindelningar, allt för att skapa ett större lugn hos barn och vuxna. Utgångspunkten blev förskolans femåringar, där man sedan tidigare hade sett ett behov av mer förberedelse och bättre rutiner. Snart märkte man att det som fungerade bäst var när barnen hade få relationer med andra, och få byten av närvarande vuxna.
– Vi började fördela oss i mindre grupper under dagen, och till slut gjorde vi det hela tiden. När barnen inte har så många olika relationer under en dag lär de känna varandra bättre och vet bättre vad som ska hända. De blir inte heller avbrutna lika ofta, utan kan fortsätta sin lek när de byter från till exempel ute- till innemiljö, säger Malin Holst.
Tidigare hade förskolan två barngrupper med 20 barn i varje, och de sex heltidstjänsterna jämnt fördelade mellan grupperna. Nu har man skapat fem mindre, åldersuppdelade barngrupper, med varsin ansvarspedagog som är med barnen under dagen. Den sjätte personen i personalstyrkan pendlar mellan grupperna och förstärker där det behövs för tillfället. Det är också den personen som i första hand går in som vikarie om en ansvarspedagog sjukanmält sig, eller av någon annan anledning är borta en enstaka dag.
– Förut flyttade vi på barnen mycket mer om någon i personalen var sjuk. Nu försöker vi behålla våra fasta rutiner och flyttar på pedagogerna i stället. Vi tar inte in vikarier för bara en dag längre, säger Malin Holst, som är ansvarspedagog för förskolans tio fyraåringar.
Det nya arbetssättet har krävt ett nytt schema. Malin Holst lägger det var tolfte vecka, då även planerad frånvaro, som semester, läggs in. I stället för att jobba ett tidigt, mellan eller sent pass är de fyra förskollärarna och två barnskötarna nu schemalagda 40 timmar i veckan. Två måndagar av fyra jobbar alla till klockan 19 för att kunna ha gemensam planering på kvällen. Övriga dagar är personalen på plats samtidigt mellan nio på morgonen och två–tre på eftermiddagen.
– Att lägga schemat tar åtta timmar, men det är det värt. Det blir aktuellt och man känner sig trygg i att det alltid finns folk, att man inte plötsligt står ensam. Förut hade vi fasta tider oavsett behov. Nu kan vi bli inringda tidigare, men kan ta ut komp när det är lugnare i stället.
Förskolan har öppet mellan sex på morgonen och halv sex – sex på kvällen. De äldsta barnen är med sin åldersgrupp mellan klockan åtta och tre, medan det varierar lite för de yngre barnen som till exempel vilar tillsammans. Lunchen äter alla samtidigt, men vid olika bord.
– Vi har alltid möjlighet att låna ett extra öga av varandra, och löser saker som toalettbesök när vi möts utomhus eller i samband med rast. Det är mycket planering, men det känns som om vi hinner mer nu. Som att vara med i de spontana leksituationerna, säger Malin Holst.
Bara att prata om arbetstiderna i personalgruppen har gjort skillnad, konstaterar hon. Sjukskrivningarna har minskat, liksom stressen.
– Nu känner jag att det spelar roll om jag är här eller inte. Att ha ett syfte är viktigt både för oss och barnen.
